Hoe een succesvol telefonisch interview afnemen

Een telefonisch interview is het middel bij uitstek om interessante sollicitanten te leren kennen waarna een face-to-face gesprek kan worden ingepland. Meer nog: het is een tijds- en kostenefficiënte manier om de communicatieve vaardigheden van een kandidaat te achterhalen en een relatie met hen op te bouwen.

Hoe haal je het meeste uit een telefonisch interview? Hieronder vind je een aantal van onze tips terug.

Hou het gestructureerd

Een telefonisch interview gestructureerd aanpakken zorgt voor een efficiënte manier van werken. Probeer daarom een bepaalde tijd te voorzien waarbij je gebruik kan maken van een zekere structuur:

• Stel jezelf en je onderneming voor en licht daarbij ook de rol toe waarvoor de sollicitant reageert.
• Voorzie tijd voor vragen en antwoorden.
• Rond af en geef het vervolg van de procedure mee aan de kandidaat.
• Bouw ook een marge in voor mocht je gesprek uitlopen.

In een ideaal scenario bundel je je telefonische interviews waarbij je volgens dezelfde structuur werkt om op die manier het beste vergelijk te hebben tussen kandidaten.

Stel gerichte vragen, maar don’t overdo it

Denk eraan: je telefoongesprek heeft als doel te bepalen of een kandidaat over de juiste competenties beschikt om een functie uit te voeren. Daarom is het interessant om op voorhand een lijst uit te werken van criteria waaraan de persoon in kwestie zeker moet voldoen. Bedenk daarbij welke zaken belangrijk zijn om af te toetsen tijdens een face-to-face gesprek en welke zaken je telefonisch kan navragen.

Maak ook niet de fout van teveel in de diepte te gaan waardoor er tijdens het effectieve sollicitatiegesprek weinig over blijft om over te spreken.

Bouw een eerste relatie op

Een telefonisch interview heeft dan wel als doel om te ontdekken of een kandidaat over de kerncompetenties beschikt voor de functie, het is daarnaast ook een manier om het ijs te breken en een eerste (warm) contact op te bouwen.

Probeer daarom om een onderhoudend gesprek met de sollicitant te voeren en niet zozeer een opeenvolging van koude vragen. Op die manier houdt de kandidaat ook een positieve eerste ervaring over aan het gesprek.

Hou er daarnaast rekening mee om zelf genoeg betrokkenheid aan boord te leggen. Een kandidaat merkt het wanneer je bezig bent met andere zaken en daardoor zal de kwaliteit van het gesprek te wensen over laten. Zorg er daarom voor dat je een telefonisch interview in een rustige ruimte kan afnemen en voorzie voldoende tijd.

Geef feedback

Probeer zo transparant mogelijk te zijn bij afronden van het gesprek. Geef daarbij mee hoe verdere procedure verloopt en wat de kandidaat kan verwachten. Indien je met iemand hebt gesproken die je wenst uit te nodigen, doe dat dan onmiddellijk.

Wanneer je een sollicitant sprak die je niet verder zal weerhouden, kan je hier ook best eerlijk over zijn. Zo heeft de kandidaat feedback en dien je geen verdere opvolging te voorzien. Motiveer echter wel waarom je de persoon in kwestie niet ziet in de functie waarvoor hij/zij solliciteert.

Met deze tips kan je op een efficiënte manier een eerste telefonische screening inplannen waarbij je een goede eerste indruk van kandidaten krijgt. Hierdoor stroomlijn je ook de selectieprocedure waardoor de stap naar de volgende aanwerving opnieuw kleiner wordt!