Andress Consulting zag ‘Kleine Moedige Onderneming’, een project van Voka', als een ideale gelegenheid om de eigen inzichten in personeelsbeleid te toetsen aan een extern klankbord.
Naast rekrutering en selectie geeft Andress Consulting klanten ook advies rond HR-gerelateerde thema’s. Maar advies geven aan klanten is één ding, dat advies ook zelf altijd toepassen, is iets anders. “Nieuwsgierigheid was grotendeels de motivatie om deel te nemen aan het project ‘Kleine Moedige Onderneming’. Het is niet slecht om onze inzichten en HR adviezen te toetsen aan een extern klankbord. Het verplicht jezelf en de werking van het bureau in vraag te stellen”, bekent Kristof Vermeire, zaakvoerder en eigenaar van Andress Consulting. Het bureau telt naast Dhr Vermeire drie consultants, een junior recruiter en een financieel medewerkster.
Een betere taakverdeling, peilen naar de tevredenheid van medewerkers en klanten en het meer stroomlijnen van de communicatie naar zowel klanten als kandidaten waren de hoofddoelstellingen van het project. “Uit de fleximatrix waarin puur taakinhoudelijk een inventaris gemaakt wordt van wie wat doet en wie kan inspringen bij afwezigheid van een collega, toonde aan dat we een extra medewerker nodig hebben. Die indruk bestond al, maar de matrix heeft dit echt verduidelijkt. Bovendien geeft de matrix ook aan welke taken die nieuwe medewerker moet uitoefenen en dus ook over welke competenties hij of zij moet beschikken. De functiebeschrijving kan je zo aflezen van de fleximatrix”, vertelt Kristof Vermeire.
Tijdens de 'ZOT-sessie' en de klantenarena is gepeild naar respectievelijk de tevredenheid van de medewerkers en van de klanten. “De resultaten van beide sessies toonden aan dat de manier waarop het bureau zich profileert naar de medewerkers en naar de buitenwereld ook zo begrepen wordt door de medewerkers en klanten.” In de klantenarena is veel aandacht besteed aan waarom klanten graag met Andress Consulting samenwerken. “We hebben enkele zeer concrete vragen over onze interne werking gesteld. We proberen zoveel mogelijk te automatiseren om zo voor tijdswinst te zorgen bij het doorlopen van de procedure. Veel contacten verlopen dan ook via telefoon of e-mail om tijdrovende verplaatsingen te vermijden. Dat bleek een van de redenen te zijn waarom klanten voor ons kiezen”, vertelt Kristof Vermeire. De informatie uit de klantenarena diende als input voor een nieuw logo, een nieuwe website en bedrijfsbrochure waarin de sterke punten van het bureau nog meer in de verf worden gezet.
De verschillende sessies hebben ook de medewerkers een beter inzicht gegeven in de werkprocessen en hoe die kunnen vereenvoudigd worden. “Het heeft hen aangezet de organisatie, maar ook zichzelf meer in vraag te stellen en te reflecteren over waarmee ze bezig zijn”, merkt Kristof Vermeire op. “Door de dagelijkse bezigheden sta je daar immers te weinig bij stil. Terwijl de kracht van het bureau staat of valt met de gedrevenheid van de medewerkers. Zeker voor een klein bureau is het belangrijk dat medewerkers meer doen dan alleen maar ‘hun uren komen kloppen’. Als zaakvoerder kan je wel een duidelijke missie en visie voor ogen hebben, maar je kan die niet alleen realiseren. Dat kan alleen maar als die missie en visie ook gedragen wordt door de medewerkers. En dat is maar mogelijk als ook zij weten waar je als zaakvoerder naartoe wil. Het komt er dus op aan voldoende verantwoordelijkheid en vertrouwen te geven aan medewerkers. Ik was daar me bewust van, maar de deelname aan het project heeft dat nog meer geëxpliciteerd”, besluit Kristof Vermeire.
Verschenen in HR Square, februari 2011
Geschreven op 27-6-2011